ORDNUNGSSYSTEME
Ordnung und Übersicht
Mehr Zeit für das Wesentliche! Bei wachsender Menge von Schrift- und Informationsmaterial kommt der Wahl der richtigen Organisationsmittel eine entscheidende Rolle zu. Professionelles Schriftgutmanagement führt zur Produktivitätssteigerung am Arbeitsplatz. Untersuchungen belegen, dass durchschnittlich 20-30% der täglichen Arbeitszeit am Schreibtisch für die Verwaltung von Schriftgut aufgewendet wird.
Professionelles Schriftgutmanagement
Um Akten und Informationen in jeder Bearbeitungsfase griffbereit zu haben, braucht es ein durchdachtes System.
1. Arbeitsplatzablage In der aktuellen Bearbeitungsphase befindet sich das Schriftgut in unmittelbarem Zugriff direkt am Arbeitsplatz. Ein geeignetes System dafür ist die Hängeregistratur.
2. Teamregistratur Aktuelles Schriftgut, welches von mehreren Mitarbeitern gemeinsam verwaltet wird, kommt in eine Team- bzw. Abteilungsregistratur. Neben der Hängeregistratur ist auch die Kassettenregistratur dafür besonders geeignet.
3. Zentralregistratur Müssen mehrere Abteilungen auf das Schriftgut zugreifen, empfiehlt es sich, die Registratur räumlich zentral anzuordnen. Kassetten- und Pendellregistraturen sind ideale Zentralregistratursysteme.
4. Altablage Erledigtes Schriftgut, dass aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen noch nicht vernichtet werden darf und auf das nur selten zurückgegriffen wird, kommt in die Altablage. Ein umfassendes Sortiment an Altablagebehälter löst die unterschiedlichen Anforderungen.
5. Vernichten Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden und die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sollten vernichtet werden. Achten Sie dabei unbedingt auf die Wahrung des Datenschutzes durch den Einsatz geeigneter Aktenvernichter.
Die zwei goldenen Regeln für Ihren Schreibtisch
1. Räumen Sie Ihren Schreibtisch am Ende jedes Tages auf: Werfen Sie Erledigtes weg oder legen Sie es ab. Genießen Sie das damit verbundene Gefühl: Jedes Schriftstück, das seine endgültige Position erreicht hat, steht für etwas, das Sie geschafft haben.
2. Wählen Sie das wichtigste Projekt des nächsten Tages aus, suchen Sie alle benötigten Unterlagen zusammen, und legen Sie sie in die Mitte Ihrer Arbeitsfläche. So schaffen Sie sich einen guten und sinnvollen Start für den neuen Tag.
